MANAJEMEN UNIT PRODUKSI DI P4TK MALANG

MANAJEMEN UNIT PRODUKSI DI P4TK MALANG

Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK / VEDC) Malang merupakan bagian terpadu dari sistem Pendidikan Nasional dibawah naungan Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional. Misi yang dikembangkan PPPPTK / VEDC Malang yaitu : menjadi pusat unggulan yang mampu sebagai pengggerak perubahan di Era Globalisasi bagi Pendidikan dan Pelatihan Kejuruan di Indonesia dengan Standar Internasional. Dalam mempersiapkan tugas penting tersebut, staf PPPPTK / VEDC Malang telah mengikuti berbagai program pengembangan staf, di dalam maupun diluar negeri.

Sebagai konsekuensi besar dalam sumber daya manusia ini, PPPPTK / VEDC Malang telah memperolah reputasi sebagai Pusat Unggulan, dikelola secara professional dan mampu melayani kebutuhan Pemerintah, Industri dan masyarakat. PPPPTK / VEDC Malang dalam perkembangannya harus melayani stake holder dan pelanggan yang makin meluas antara lain : (1) Lembaga negara seperti : Depdiknas, Dikdasmen, Dikmenjur, Dikmenum, Lembaga, Diklat Daerah Provinsi, Kabupaten dan kota, SMK Negeri, SMU Negeri. (2) Lembaga non pemerintah : BAPEDAL, SMK Swasta, MU Swasta, Depnaker, Lemdiklat, Perguruan Tinggi. (3) Lembaga Swasta : Perusahaan Nasional, Perusahaan multi nasional,Perusahan individ, BUMN. (4) Individu : Karyawan atau karyawati, warga kota Malang dan sekitarnya, Mahasiswa, Tamatan SMK atau SMU, Guru,Kepala Sekolah, Masyarakat pecinta produk.

VEDC dibangun tahun 1984, atas bimbingan dan bantuan dana dari pemerintah Swiss melalui program Swiss Contact. Awal mulanya lembaga ini hanya memberi penataran kepada Guru-guru STM (Sekolah Teknologi Menengah, kini SMK , Sekolah Menengah Kejuruan). Pemerintah membanguan lembaga semacam ini di enam kota, selain Malang, antara lain juga Jakarta, Medan, Bandung. Namun pada perkembangannya, budget biaya pelatihan Depdiknas terus merosot, sampai akhirnya VEDC memaksa diri mengubah orientasi lembaganya menjadi lembanga pelayanan umum. Laboratorium lima bidang pelatihannya melayani umum, terutama memasok tenaga-tenaga terampil bagi industri bagi industri besar kecil, seperti Newmont, Dupont, dan Philip Morris.

P4TK / VEDC Malang sebagai Pusat Unggulan senantiasa mendekatan dengan keinginan masyakat antara lain dengan memaksimalkan produktivitas melalui produksi dan jasa atau yang dikenal dengan unit produksi. Disamping sebagai wahana meningkatkan profesionalisme dan wirausaha, bidang produksi dan jasa ini dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan. Hal ini terbukti P4TK / VEDC memiliki omzet melebihi PAD (Pendapatan Asli Daerah) Pemerintah Kabupaten Malang. Lembaga yang didirikan tahun 1984 ini, bergeser orientasinya pada tahun 1990, menjadikannya mandiri dengan omzet tahunan Rp.18 milyar, lebih dari PAD Kabupaten tahun 1999 yang Rp.12 milyar. Omzet sebesar itu hanya didukung tenaga instruktur 150 orang. Sedang pengelola PAD Kabupaten Malang mempekerjakan 23.000 karyawan. Dalam melaksanakan aktivitas, PPPPGT (VEDC) membagi kegiatannya atas 7 (tujuh) bidang garapan, antara lain : (1) manajemen dan administrasi, inovasi dan litbang, diklat dan pengembangan SMK (SEP), partnership, produksi dan jasa (PROJAS), manajemen sumbar daya manusia (MSDM), perlindungan dan pemeliharaan lingkungan organisasi dan manajemen institusi.

PPPPGT / VEDC MALANG dalam aktivitasnya melakuakan kerjasama dengan berbagai pihak, yaitu : (a) individu : Young Interpreneur / Inovator / newbi, (b) Pemerintah Daerah : Keltim, NTT, Jatim, Jakarta, Batam, (c) instansi Pemerintah : Dijen Dikdasmen dan Direktorat Dikmenjur Depdiknas, P3TKIM / BLIP Bandung, (c) instansi Swasta : Rexroth Rothmant, BDF, ICI, PT. PAL, Astra Internasional, Siemen, Jayaboard, Malitra, (d) instansi Luar Negari : Berufs akademie Stuttgart, Indonesia Germany Institute, GTZ, CPSC, STF Winthertur, MSW Winthertur, EST Tettnang, Philip Morris, Leybold, Siemens, GOTEVOT Arab Saudi, KSA Arab Saudi, DSE Jerman, CISCO Networking, (e) SMK: SMKN Binaan PPPPGt / VEDC Malang Beberapa SMK Swasta di seluruh Indonesia, JIS Malang, ICT Center, (f) Universitas : PENS – ITS Surabaya, UM Malang, UIN Malang, UI Jakarta, (g) negara lain: Philipina, Brunei, Singapura, Malaysia, Saudi Arabia, Swiss, Jerman, Perancis, Australia, (h) Yayasan Sosial : Aviesenna malang, Tumbuh Akuila Malang.

Landasan yuridis dan filosofis
Landasan Yuridis Produksi dan Jasa yaitu Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Penandatangan MoU antara Pemerintah Indonesia dan Swiss dalam Kerjasama Teknis untuk PPPGT/VEDC Malang tahun 1983, Pencanangan PROJAS untuk menyonsong pasar Mei 1992, dan Keputusan Kepala Pusat P4TK tentang Produksi dan Jasa tahun 1992.
Adapun landasan Filosofis Produksi dan Jasa: (1) Kemampuan kompetensi individu akan efektif apabila pengalaman latihan yang dilakukan akan membantuk kebiasaan bekerja dan berfikir secara teratur dan betul-betul diperlukan untuk meningkatkan prestasi kerja; (2) Program pengembangan institusi harus memahami posisinya dalam masyarakat dan situasi pasar, melatih individu untuk dapat memenuhi tuntunan pasar tenaga kerja dan dengan menciptakan kondisi kerja yang lebih baik; (3) Menumbuhkan kebiasaan kerja yang efektif kepada tiap individu hanya akan terjadi apabila training yang diberikan berupa pekerjaan nyata dan bukan merupakan latihan semata; (4) Upaya untuk mengimplementasikan kompetensi dalam karya yang berorientasi ekonomi; (5) Tuntunan pasar akan profesionalitas yang semakin kuat; (6) Kegiatan yang berorientasi profit yang diselenggarakan oleh P4TK dengan mendayagunakan seluruh komponen yang ada.

Tempat Uji Kompetensi
Peran dan fungsi P4TK sebagai pusat pengembangan dan pemberdayaan pendidik dan tenaga kependidikan semakin nyata dengan ditunjuknya P4TK sebagai Tempat Uji Kompetensi (TUK).
Visi P4TK adalah menjadi TUK berkualitas pada bidang kompetensi sesuai potensi lembaga sehinggga mampu memberikan sertifikat kompetensi yang diterima oleh dunia kerja baik nasional, regional maupun internasional. Adapun misi P4TK yaitu: (1) mengkaji dan mengembangkan standard pengujian secara terus menerus berdasar perkembangan IPTEK pada dunia kerja, (2) melengkapi fasilitas standard kompetensi yang dipersyaratkan, (3) memiliki assessor dan master assessor yang profesional, (4) membangun jaringan kerja dengan BNSP, LSP, Asossiasi Profesi / Industri dan Industri, (5) melaksanakan proses pengujian dengan menerapkan sistem manajemen mutu bertaraf internasional (ISO 9001 : 2000).

Tujuan P4TK Malang ialah: (1) memberikan bukti penguasaan kompetensi sesuai hasil pengujian kepada peserta / pemegang sertifikat, (2) mendukung pelaksanaan model pembelajaran berbasis kompetensi (Competency Based Training : CBT), (3) sebagai ”älat ukur” kualitas lulusan lembaga penyelenggara diklat berbasis kompetensi, (4) memasyarakatkan standar kompetensi dan sertifikasi kompetensi kepada masyarakat umum dan dunia kerja.
Adapun tugas-tugasnya meliputi : (1) melaksanakan proses sosialisasi kepada masyarakat yang berkaitan dengan fungsi dan aktivitas Tempat uji Kompetensi, serta keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan lembaga ini; (2) Memberikan penjelasan-penjelasan mengenai konsep, prinip, persyaratan serta proses assessment atau uji kompetensi baik kepada masyarakat maupun individu yang membutuhkan. (3) Menyelenggarakan proses assessment / uji kompetensi yang meliputi ; perencanaan, pelaksanaan, dan review penilaian. (4) Memberikan validasi terhadap hasil assessment / uji kompetensi yang dilakukan oleh penilai / assesssor atau master assessor. (5) Merekomendasikan peserta yang telah dinyatakan kompetensi kepada Lembaga Sertifikasi Profesi terkait untuk diterbitkan sertifikasi kompetensi. (6) Mengembangkan sistem dan instrument penilaian / uji kompetensi secara terus menerus untuk menignkatkan efisiensi dan efektifitas penilaian. (7) Mengembangkan assessor-assessor yang tergabung dalam kelembagaannya melalui pelatihan maupun bentuk pengembangan lainnya. (8) Mendokumentasikan seluruh kegiatan dan hasil assessment / uji kompetensi sesuai dengan pedoman mutu yang ada. (9) Mengembangkan kerjasama dengan Tempat Uji Kompetensi yang lain, industri, lembaga pelatihan serta lembaga-lembagalain yang relevan. (10) Membuat laporan tertulis kepada lembaga sertifikasi Profesi Pusat (yang terkait).

Berdasarkan fungsinya, P4TK Malang berfungsi sebagai Penyelenggara Assessment base Competence / Uji kompetensi di bidang profesi terkait, atau uji kompetensi bagi personil yang ingin mendapatkan pengakuan kompetensi yang telah dimiliki terhadap standarisasi kompetensi yang ditetapkan. Adapun wewenang P4TK Malang ialah menyelenggarakan Assessment based Competence / Uji Kompetensi secara independen kepada personil / individu, atau instruktur pada bidang keahlian yang memiliki kompetensi standar.

Pemerintah Indonesia telah memberikan tugas pokok kepada PPPPGT / VEDC Malang untu kmenyelenggarakan program-program pelatihan bagi tenaga kependidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Perbaikan dan Inovasi berlangsung secara berkesinambungan guna mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan dan perubaha-perubahan.

PPPPGT / VEDC Malang mengembangkan produk-produknya yang terdiri dari pelatihan untuk instruktur teknik dan tenaga teknisi, perancangan serta pembuatan alat bantu pengajaran, pengembangan sekolah menengah kejuruan, termasuk kegiatan produksi dan jasa. Dengan fasilitas pelatihan modern, serta dukungan peralatandan software yang mengacu pada perkembangan IPTEK, PPPPGT / VEDC siap memberikan layangan yang prima. PPPPGT / VEDC juga terdukung oleh tatanan organisasi dan sistem manajemen yang siap menghadapi persaingan global.

Jenis – jenis Pekerjaan di Unit Produksi
Jenis – jenis Pekerjaan di Unit Produksi meliputi Teknologi Infomasi, Elektro dan Elektronika, CNC (Computer Numeric Control), Ototronik, Teknik Otomotif, Multi Service Skill (MSS), Teknik Bangunan (Bulding), Pusbang P L H, Pengajaran (Edukasi). Penyelenggaraan kegiatan yang berorientasi bisnis mengedepankan semangat profesionalisme, hal ini terkait erat dengan tuntutan konsumen akan kualitas dari produk yang dihasilkan. Profesionalisme menjadi harga mati jika ingin usaha yang dilakukan dapat bertahan dan diterima masyarakat. Pengelolaan usaha dituntut mempunyai kepekaan dan sadar kualitas serta selalu melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang dilakukan. Tiap bidang usaha dituntun untuk menghasilkan sesuatu secara maksimal, efektif dan tepat sasaran, hal ini tidak terlepas dari landasan filosofi berdirinya produksi dan jasa. Semangat yang terus dipacu dan ini tercermin dengan pertumbuhan keuntungan yang positif, yang mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.

Upaya mengimplementasikan kompetensi dalam karya yang berorientasi ekonomi terlihat pada berbagai kegiatan yang dilakukan dengan low budget dengan hasil maksimal. Fenomena seperti ini sangat positif bagi iklim persaingan usaha, karena adanya kesadaran tiap individu untuk meningkatakan produktivitasnya. Peningkatan penghasilan tergantung dari kreativitas, ketekunan, dan kerja keras. Kenyataan ini sinergis dengan landasan filosofis yang menjadi landasan tumbuh dan berkembangnya produksi dan jasa.

Penyadaran akan pentingnya kompetensi dalam karya yang beorientasi ekonomi dilakukan dengan memberikan kesempatan kepada seluruh tenaga pengajar dan pegawai untuk selalu meningkatkan wawasan dan kompetensi melalui seminar, workshop, training baik di dalam maupun di luar negeri.

Mekanisme Kerja Produksi dan Jasa
Mekanisme Kerja Produksi dan Jasa pertama pelanggan / pemesan, dapat lansung menyerahkan ordernya atau negosiasi pekerjaan ke kantor Projas, jika terjadi kesepakan kemudian dibuatkan Surat Bukti Pesanan. Pengurus Projas membuatkan Surat Perintah Kerja dan di serahkan ke Kepala Divisi sesuai dengan tugasnya untuk dikerjakan dibagian produksi. Selanjutnya Bagian logistik menyerahkan bahan-bahan yang akan dikerjakan sesuai dengan permintaan dari kepala divisi berdasrakan SPK. Selama proses pengerjaan order bagian Quality control selalu memantau tentang kualitaspekerjaan dan pelaksanaan dengan berkoordinasi dengan kepala divisi. Jika ada sesuatu yang dianggap perlu berkaitan dengan pekerjaan, kepala divisi dapat menanyakan langsung ke pengurus. Setelah proses pengerjaan order selesai, kepala divisi memberitahukan ke pengurus Projas agar dapat disampaikan ke pemesan untuk egera diselesaikan administrasinya dan diambil. Pemesan dapat mengambil pesanan ke kantor Projas setelah menyelesaikan administrasinya.

Adapun mekanisme kerja Bagian pengajaran / Training (Edukasi) yaitu calon peserta pelatihan dapat datang langsung ke kantor Projas utnuk mendaftar atau ke bagian Edukasi sesuai dengan kompetensi yang diinginkan. Selanjutnya Bagian Edukasi mendaftar calon peserta dengan memberikan perangkat aturan dan fasilitas yang diterima oleh peserta, estela peserta melengkapi biaya pelatihan yang dipersyaratkan. Pada akhir proses pelatihan diadakan ujian kompetensi, peserta yang lolos akan mendapatkan sertifikat, bagi peserta yang gagal akan diberi surat keterangan. Peserta yang gagal dapat mengikuti ujian ulang dengan waktu yang telah disepakati bersama tanpa dibebani biaya tambahan.

Perencanaan Pemasaran
Pemasaran Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan Malang dilakukan dalam 2 (dua) cara : (1) secara on air yaitu: promosi melalui televisi nasional dan regional, radio, dan internet, (2) off Air yaitu: seminar, diskusi, pelatihan gratis, kegiatan kemasyarakatan, dan sebagainya., pembuatan brosur (selebaran, leaflet, poster, dan sebagainya), melakukan kegiatan bersama dengan institusi lain.

Kegiatan pemasaran dilakukan secara periodik disesuaikan dengan dana operasional yang tersedia. Dana promosi sebesar 5 – 10 % dari pemasukan bersih tiap tahunnya. Dalam pelaksanaan kegiatan promosi, meliputi analisis pasar dan evaluasi hasil promosi dilihat dari animo masyarakat terhadap produk yang ditawarkan dan omset.

Perencanaan Rekrutmen Tenaga Kerja
Jenjang manajemen dan perekrutan tenaga kerja pada PPPGT/VEDC Malang terdiri atas struktural dan fungsional dengan jenjang golongan sesuai dengan aturan Pegawai Negeri. Khusus untuk tenaga-tenaga teknis di msing-masing bidang di Projas dapat melakukan seleksi karyawan secara intern unuk mempercepat akselerasi usaha. Penerimaan tenaga kerja dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.

Pelaksanaan Kepelatihan petugas Produksi dan Jasa
Program kepelatihan, antara lain : mengirimkan petugas untk mengikati pelatihan di dalam maupun luar negeri, mendatangkan instruktur yang kompetensi untuk melatih petugas Projas dari dalam mapun luar negeri, melaksanakan kepelatihan secara intern dalam rangka meningkatkan produktivitas, dan melakukan studi banding baik didalam maupun luar negeri.

Strategi Meningkatkan Omset Produksi dan Jasa
Strategi Meningkatkan Omset Produksi dan Jasa PPPGT/VEDC Malang yaitu dengan menjalin kerjasama yang erat, antara lain dengan : teman sejawat, pelanggan / pemberi order, lingkungan, karyawan Projas. Selain itu perlu ditanamkan kepada para instruktur dan tenaga kerja akan sadar kualitas/ mutu. Ditekankan pula dalam strategi ini bahwa pemimpin yang sebenarnya adalah customer (pelanggan). Untuk itu, terhadap para pelanggan perlu menjalankan Konsep Melayani, yakni selalu berorientasi pada tujuan organisasi, mengembangkan pendekatan rendah hati dan profesional pada setiap customer, tidak menggunakan jabatan untuk mengambil keuntungan sendiri, peduli terhadap kemajuan organisasi secra menyeluruh, dan berusaha menjalankan pekerjaan dengan tulus dan konsisten. Sebagai strategi merebut pangsa pasar, maka perlu kebijakan yang beorientasi pada pasar

Pengelolaan Administrasi dan Keuangan Unit Produksi
Pengelolaan administrasi secara keseluruhan dikendalikan oleh kepala Projas dibantu dengan sekretaris dan bendahara. Pedoman pembagian keunungan dibuat dalam rapat pleno yang ditandatangani oleh kepala pusat. Sebelum dilakuakan prosentase pembagian keuntuangan, laba bersih dipotong 10 % untuk biaya promosi. Distribusi keuntungan, yaitu : bantuna untuk bahahn praktik penyelenggaraan kegiatan semua divisi 10 %, perawtan dan perbaikanmesin 20 %, kesejahteraan karyawan 30 %, dan tambahan modal 40%.

Pelanggan
Pelanggan Produksi dan Jasa PPPGT/VEDC Malang meliputi berbagai lembaga pemerintah maupun non pemerintah, serta individu. Lembaga negara seperti : Depdiknas, Dikdasmen, Dikmenjur, Dikmenum, Lembaga, Diklat Daerah Provinsi, Kabupaten dan kota, SMK Negeri, SMU Negeri. Lembaga non pemerintah misalnya BAPEDAL, SMK Swasta, MU Swasta, Depnaker, Lemdiklat, Perguruan Tinggi. Lembaga Swasta antara lain: Perusahaan Nasional, Perusahaan multi nasional,Perusahan individ, BUMN. Pelanggan individu meliputi karyawan atau karyawati, warga kota Malang dan sekitarnya, mahasiswa, tamatan SMK atau SMA, Guru, Kepala Sekolah, Masyarakat pecinta produk.

Strategi Peningkatan Mutu Pelayanan
Strategi peningkatan mutu pelayanan meliputi: (1) menjaga kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, (2) mejaga kualitas pelayanan before and after, (3) melakukan survai ke konsumen tentang kepuasan kualitas pelayanan Projas dengan memberikan beberpaa pertanyaan dalam angket kepuasan konsumen, (4) mengirimkan karyawan atau mendatangkan praktisi secara periodik untuk memberikan pemahaman yang komperhensif tentang arti pentingnya pelayanan, (5) memberikan konstribusi yang memadai bagi seluruh karyawan Projas, (6) melaksanakan reward dan punishment secara konsisten.

Strategi Peningkatan Kualitas Produk
Strategi peningkatan kualitas produk antara lain: (1) mengirimkan karyawan atau mendatangkan praktisi secara periodik untk memberikan pelatihan adalam rangka peningkatan kompetensi, (2) peka terhaddap perkembangan teknologi, (3) pemilihan bahan baku produk yang berkualitas, dan (4) melakukan pengujian secara periodik terhadap alat atau mesin yang digunakan.

Mekanisme Kontrol dan Evaluasi
Mekanisme kontrol dan evaluasi dengan mngacu pada standar ISO 9001 versi 2000, yang tiap bagian terdapat prosedur baku yang barus dilakukan. Dalam implementasinya dalam menjalankan mekanisme kontrol atau penjaminan terhadap mmutu dari semua kegiatan menggunakan pendekatan TQM (Total Quality Management) yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, respek terhadap setiap orang, manajemen berdasarkan fakt, dan perbaikan berkesinambungan. Lebih lanjut dapat diuraikan, pelaksanaan penjaminan mutu memperhatikan : (1) Fokus pada pelanggan, (2) Obsesi terhadapa kualitas, (3) Pendekatan Ilmiah, (4) Komitmen jangka panjang, (5) Kerjasama tim (team work), (6) Perbaikan sistem secara berkesinambungan, (7) Pendidikan dan pelatihan, (8) Kebebasan yang terkendali

Pelaporan
Bendahara membuat pertanggungjawaban keuangan dengan melaporkan kondisi tiap bulan, 3 bulan, dan tahunan kepada kepala Proja dengan memberikan tembusan kepada kepala bidang.